In veel organisaties worden afwijkingen, klachten en incidenten netjes geregistreerd. Toch blijft echte verbetering vaak uit. Vaak worden meldingen wel vastgelegd, maar ontbreekt het aan een gestructureerde aanpak om te analyseren en te leren. Hierdoor blijven problemen terugkomen en worden kansen voor verbetering gemist.
Analyse is de sleutel om te begrijpen waarom iets misgaat. Pas wanneer de oorzaken duidelijk zijn, kunnen gerichte maatregelen worden genomen die herhaling voorkomen en processen structureel verbeteren. Het gaat dus niet alleen om het vastleggen van fouten, maar om het creëren van inzichten die leiden tot betere beslissingen, veiliger processen en hogere kwaliteit.
Ervaring leert dat organisaties waarin eigenaarschap en analyse ingebed zijn, significante verbeteringen realiseren en risico’s beter beheersen.
In deze blog leggen we uit wanneer een analyse start, welke methodes er zijn en hoe de resultaten leiden tot effectieve verbeteracties, zodat kwaliteitsmanagement daadwerkelijk waarde toevoegt.
Analyse start vrijwel altijd naar aanleiding van een signaal. Dat signaal kan verschillende vormen aannemen, zoals:
In al deze gevallen is er sprake van een situatie die afwijkt van wat is afgesproken, verwacht of toegestaan. Niet elke melding vereist direct een uitgebreid onderzoek. Organisaties maken hierin vaak een afweging op basis van risico, ernst en herhaling. Wanneer de impact groot is of afwijkingen zich blijven herhalen, is een gedegen analyse noodzakelijk om te voorkomen dat dezelfde problemen terugkomen.
Het doel van analyse is niet om schuldigen aan te wijzen, maar om inzicht te krijgen in oorzaken. Wat is er precies gebeurd? Waarom is dit gebeurd? En welke factoren hebben hieraan bijgedragen?
Voor dit doel biedt QSEH Star diverse analysemethodes voor een Root Cause Analysis (RCA). Afhankelijk van de situatie kun je kiezen uit Fishbone (Ishikawa), 5W, 5W2H of 8D-report.
Bij de keuze van de analysemethode spelen factoren zoals complexiteit van het probleem, beschikbare data en het gewenste resultaat een rol. QSEH Star ondersteunt organisaties bij deze keuzes en zorgt ervoor dat analyses altijd efficiënt, inzichtelijk en resultaatgericht worden uitgevoerd, met duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden binnen het team.
De uitkomsten van een analyse vormen de basis voor een CAPA (Corrective and Preventive Action). Corrective actions zijn gericht op het oplossen van het directe probleem, terwijl preventive actions zich richten op het voorkomen van herhaling.
Zonder onderbouwde analyse blijven maatregelen vaak oppervlakkig. Dan wordt het symptoom aangepakt, maar niet de oorzaak. Door analyse structureel onderdeel te maken van kwaliteitsmanagement ontstaat een lerende organisatie, waarin afwijkingen leiden tot inzicht en verbetering in plaats van herhaling.
Belangrijk in dit proces is dat afwijkingen, klachten, auditbevindingen en incidenten centraal vastgelegd kunnen worden en te koppelen aan analyses en CAPA’s. Hierdoor ontstaat overzicht, samenhang en inzicht in trends en effectiviteit van maatregelen. Zo kunnen organisaties continu verbeteren op een gestructureerde manier, met een duidelijke link tussen analyse en daadwerkelijke verbetering.
Wanneer je een systeem wilt inzetten, is het belangrijk dat het overzicht biedt over meldingen, prioriteiten, toegewezen acties en eventuele bewijzen zoals foto’s. Ook moet management een totaalbeeld kunnen zien met filters en zoekfuncties, zodat gestuurd kan worden op status, locatie en verantwoordelijke. Alleen met deze functionaliteiten draagt een systeem daadwerkelijk bij aan verantwoordelijkheid, opvolging en aantoonbare verbeteringen.
Analyse is een essentieel onderdeel van effectief kwaliteitsmanagement. Door eigenaarschap te koppelen aan acties en analyses, ontstaat een cultuur waarin medewerkers zich daadwerkelijk verantwoordelijk voelen en verbeteringen worden doorgevoerd.
Met een gestructureerde aanpak, ondersteund door overzichtelijke dashboards en realtime inzicht in meldingen en acties, wordt kwaliteitsmanagement transparant, efficiënt en werkbaar.
QSEH Star helpt organisaties om afwijkingen te analyseren, acties te plannen en CAPA’s aantoonbaar uit te voeren, waardoor processen structureel verbeteren en risico’s beter beheerst worden.
Zo wordt kwaliteitsmanagement een instrument voor continu verbeteren.
